システムや業務ツールの入れ替え時は、業務改善を行う絶好の機会と言えます。

これまで「次の工程や前工程の制約」があってフォーマットが変更できないため、業務手順も変えられなかったというケースがありませんでしたか？

新システム・新ツールへの移行の場合、これらの問題も含め社内の工程を同時に見直しし、対応していくことが大事です。

せっかく新システム・新ツール を導入したのに、これまでの問題が改善されてないとなると、ユーザーは積極的にシステム・新ツール を利用してくれないかもしれません。
導入が無駄にならないよう、既存業務フローの洗い出しや問題・改善点の収集はしっかりと行います。