事前確認

ツールの作成・導入前に、まず社内にどんなツールやシステムがあるか整理しましょう。
機能が似通っているツールやシステムをいくつも作成しても、あまり意味はありません。
同じような機能なら、すでにあるツールの機能拡張を検討するのもいいのではないでしょうか。
まずはTipsでも紹介した「ツール管理台帳」を作成して、社内のツール・システムを整理しましょう。

最終目標の設定

何をゴールにするか明確にすることが重要です。
大きすぎる目標はモチベーションにも影響しますが、達成までに時間が掛かり挫折してしまう可能性もあります。
まずは確実に目標を達成させられるよう、あまり大きくないラインを設定します。
小さなハードルを数多くこなして最終目標へと向かっていくと、達成感も加わり成功しやすくなります。
導入することが目標となって終わってしまわないよう注意しましょう。

業務整理

いきなりツールを作成する前に、現状の業務フローがツールの運用に適しているか検討してみます。
業務の工程を一つ一つ明確にして判断に迷わないようにします。
作業の流れ、動作、入力の流れに無理はないか検討します。
例えば業務の手順を少し変更するだけで、ツールの入力し易さが格段に上がるというケースもあります。
部署内のメンバーと、ツール作成担当と合同で業務整理を行って、より良いツール作りを目指しましょう。

業務マニュアルの整備

現状の業務の内容及び業務フローを分かりやすくマニュアル化しましょう。
業務のインプットとアウトプットを明確にし、どのデータを参照し、どのような入力を行い、出来上がったものはどこに提出するのか、迷わず確認できるようにします。
出来上がった業務マニュアルに従って問題なく業務が進められるか確認作業も忘れずに行います。
判断に迷った場合の確認場所・確認者などを追記すると、後任者への引き継ぎも楽になります。

ツールのユーザー運用マニュアルの作成

ツールの操作マニュアルはツール作成部門の担当ですが、ユーザー運用マニュアルは実際に業務で使う側の担当です。
先に作成した業務マニュアルに沿って、新ツールではどのタイミングで情報を確認したりデータを入力したりするのかという視点を加えてマニュアルを作成します。
出来るだけ画面コピーを多く取り入れ、どの画面の操作なのかはっきり分かるようにし、操作に迷わないよう配慮します。
初めてや他の部署の人でも、マニュアルを見ながら操作できるように仕上げます。

資料の整理

作成したマニュアル等の資料は、できるだけ全社の分を一つの書架にまとめておくと、確認しやすく整理もしやすいと思われます。
（自分の部署の分は手元に置きたいと思うかもしれませんが、通常はコピーを取って参照しているのではないでしょうか。）
文書管理規定に基づき、原本や版管理をきちんと行い、常に最新の状態に保つよう心がけましょう。

導入効果の検証

導入前と導入後で、業務にかかった時間がどのように変化したのか、実際に測定します。
数値で明確に表すことで、誰にでも容易に結果が判断ができます。
もし効果が少ないと感じたら、もう一度業務整理から見直して改善を図ります。