ツール管理台帳作成のすすめ

ツール管理台帳を作成しているだろうか。
ツール管理台帳は今現在社内で利用しているツール（パッケージ、個別作成）やクラウドなどで提供されているシステムを一覧にまとめたものである。
ISMSでは必須となる資料なので用意している企業も多いと思われるが、中小などでは管理する人がそもそもいないため作成していないというところもあるのではないだろうか。

何故ツール管理台帳が必要なのか

ツールが氾濫してどれが使われていて、どれが既に利用を中止しているのか分からないと、ツールの廃棄をしていいのかわからなかったり、何かトラブルがあった場合にどの部署や管理担当者に確認していいのか分からず困ってしまうと思われる。
最低限の情報として、次に挙げる項目を一覧表形式（EXCELの表でOK）でまとめておくと後で役に立つ。
特にパソコンの一斉入れ替えなどで、どのツールをインストールしてたのか分からなくなってしまうことが無いように、注意する必要がある。
管理者が不明の野良ツールが社内に溢れないよう監視するのも目的の一つ。
社内で作成したツールは社内資産なので、他の部門でも利用できるようなら積極的に活用して業務の効率化を図る。

ツール管理台帳で管理する項目

あまり多くの項目を細かく管理しようとすると面倒になって長続きしない可能性もある。
最低限下記の項目を確認しておく。

・ツール名（パッケージ名）
・作成に使ったアプリ（言語・バージョン）
・動作環境（Windowsのバージョンやサーバーの環境など）
・購入先（制作依頼先）
・作成年月
・管理担当者（作成部署）
・利用部門（利用者も分かれば記録しておく）
・ツールの概要
・利用に関わる社内の工程
・マニュアル・手順書・操作説明書の有無
・メンテナンスの有無（メンテナンスの担当）

定期的に棚卸する

ただ作っただけでは管理にならない。
年１～2回程度、利用部門にツールの利用状況や 問題点・不具合 など確認し、状況に応じて改修を行っていくことになる。
問題点や不具合については別途受付窓口を用意し、 ツールの重要度や改修にかかる工数などを考慮し、優先順位を付けて対応していく。（別途改修の管理表を用意する）